Thành lập văn phòng đại diện là một trong những hình thức hoạt động thương mại tại Việt Nam của các thương nhân nước ngoài. Văn phòng đại diện cho phép các thương nhân nước ngoài gia nhập vào thị trường Việt Nam với mục đích tìm hiểu thị trường trước khi quyết định đầu tư lớn hơn vào thị trường Việt Nam.
Bài viết mong muốn gửi đến các bạn đọc về những điều cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện, bao gồm các yêu cầu về điều kiện, yêu cầu về thủ tục…cũng như một số hạn chế của hình thức hoạt động thương mại này.
Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài là gì?
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam. Trong đó, thương nhân nước ngoài là nhà đầu tư nước ngoài hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam chỉ được thực hiện một số hoạt động nhất định như là
- Tìm hiểu thị trường
- Hoạt động như một văn phòng liên lạc cho thương nhân nước ngoài
- Thực hiện một số hoạt động xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân nước ngoài mà mình đại diện .
Để thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cần đáp ứng những điều kiện gì?
Không phải thương nhân nước ngoài nào cũng có thể thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, chỉ khi đáp ứng các điều kiện dưới đây thì văn phòng đại diện mới được phép thành lập.
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thỗ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký hoạt động;
- Trong trường hợp giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
Thực hiện xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như thế nào?
Thương nhân nước ngoài muốn được cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thì thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến đến Cơ quan cấp phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
- Nếu văn phòng đại diện dự kiến đặt tại khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thì nộp hồ sơ tại Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao;
- Nếu địa chỉ văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không thuộc khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, công công nghệ cao thì nộp tại Sở Công thương cấp tỉnh/thành phố.
Bước 2: Xử lý hồ sơ và trả kết quả
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp giấy phép kiểm tra và yêu cầu người nộp sơ bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện duy nhất một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo cấp giấy phép hoặc không cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp hồ sơ bị từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Trường hợp đặc biệt
Nếu việc thành lập Văn phòng đại diện thuộc một trong các trường hợp phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam;
- Công ty nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và chưa có quy định của luật chuyên ngành đối với việc thành lập văn phòng đại diện.
Và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Lúc này, Bộ quản lý chuyên ngành sẽ ra quyết định bằng văn bản về việc đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép trong 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn xin ý kiến, Sau khi nhận được ý kiến của Bộ Quản lý chuyên ngành, trong vòng 5 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp nước ngoài và nêu rõ lý do.
Hồ sơ cần chuẩn bị để xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Thương nhân nước ngoài chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm những giấy tờ sau:
1) Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện
2) Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài
3) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện
4) Một trong những giấy tờ chứng minh sự tồn tại, hoạt động của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán;
- Văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế/tài chính;
- Hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận.
5) Một trong các loại giấy tờ chứng thực cá nhân của Trưởng văn phòng đại diện
- Nếu Trưởng văn phòng là người Việt Nam: chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu có hiệu lực (bản sao công chứng)
- Nếu Trưởng văn phòng là người nước ngoài: Hộ chiếu (bản dịch tiếng Việt và chứng thực)
6) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định.
7) Văn bản ủy quyền và bản sao căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu của người nộp hồ sơ được thương nhân nước ngoài ủy quyền trong trường hợp thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người khác thực hiện việc xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Lưu ý: Đối với các tài liệu nước ngoài trước khi thực hiện nộp hồ sơ thì hồ sơ phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Lệ phí khi thực hiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Mức lệ phí thành lập mới văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là 3 triệu đồng/giấy phép.
Một số hạn chế của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân
Một trong những điều kiện để một tổ chức được coi là có tư cách pháp nhân là nhân danh mình tham gia quan hệ một cách độc lập nhưng mọi hoạt động của văn phòng đại diện đều phụ thuộc vào thương nhân nước ngoài và thông qua việc ủy quyền.
Do đó, văn phòng đại diện không tham gia các quan hệ pháp luật với tư cách độc lập nên không được coi là có tư cách pháp nhân.
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh
Văn phòng đại diện không được phép hoạt động kinh doanh hay thực hiện các hoạt động sinh lợi trực tiếp khác tại Việt Nam, mà chỉ được thực hiện các chức năng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh… cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Văn phòng đại diện không được ký hợp đồng kinh tế
Văn phòng đại diện không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy ủy quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc việc ký kết nhằm (i) thuê trụ sở, thuê mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện; (ii) tuyển dụng lao động để làm việc tại Văn phòng đại diện; (iii) mở tài khoản để phục vụ hoạt động của Văn phòng đại diện.
Thời gian hoạt động ngắn
Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam chỉ có thời hạn nhiều nhất là 05 năm và phải gia hạn nếu muốn tiếp tục hoạt động.
Như vậy thời hạn hoạt động của Văn phòng đại diện là rất ngắn so với thời hạn của các dự án đầu tư hay thời hạn của công ty đầu tư nước ngoài là 70 năm hoặc 50 năm.
Trên đây là Các bước thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Để được hổ trợ hoặc có vấn đề cần được giải đáp, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây để nhận được trả lời nhanh nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY LUẬT TNHH CNC VIỆT NAM
- Địa chỉ: 28 Đại lộ Mai Chí Thọ, Phường An Phú, Tp. Thủ Đức, Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Điện thoại: (+84) 28-6276 9900
- Hot line: (+84) 916 545 618
- Email: contact@cnccounsel.com
Phụ trách:
- Luật sư Lê Thế Hùng | Luật sư Điều hành
- Điện thoại: (+84) 916 545 618
- Email: hung.le@cnccounsel.com
Hoặc
- Trợ lý Luật sư Trần Thị Thanh
- Điện thoại: (+84) 981 317 539
- Email: thanh.tran@cnccounsel.com
Website:
Miễn trừ:
Bản tin này được chuẩn bị hoặc được sử dụng vì mục đích giới thiệu hoặc cập nhật cho khách hàng những thông tin về những vấn đề và/hoặc sự phát triển các quan điểm pháp lý tại Việt Nam. Các thông tin được trình bày tại bản tin này không tạo thành ý kiến tư vấn thuộc bất kỳ loại nào và có thể được thay đổi mà không cần phải thông báo trước.
