Hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu để sử dụng tại Việt Nam
Hiện nay, nhu cầu sử dụng giấy tờ cấp tại nước ngoài ở Việt Nam ngày càng gia tăng do nhu cầu học tập, làm việc, sinh sống, đầu tư của người nước ngoài tại Việt Nam ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết giấy tờ, tài liệu nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu đó. Vì vậy, khi sử dụng các giấy tờ nước ngoài thì người sử dụng cần kiểm tra các loại giấy tờ đó đã được hợp pháp hóa lãnh sự hay chưa?
Tuy nhiên, trong một số trường hợp giấy tờ nước ngoài được phép sử dụng tại Việt Nam mà không cần phải hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp này được gọi là miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Do đó, trước khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự bạn cần kiểm tra xem giấy tờ của mình có thuộc trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự hay không, để tránh tình trạng thực hiện thủ tục không cần thiết mà còn tốn thời gian và công sức thực hiện.
Dưới đây, chúng tôi giới thiệu cho các bạn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu nước ngoài và cũng như danh sách quốc gia, các giấy tờ và tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu theo quy định Việt Nam và các hiệp ước mà Việt Nam tham gia.
Hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu
Hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu [1]
Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp các giấy tờ, tài liệu đó được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Ngôn ngữ hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu [2]
Ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay thế cho tiếng Anh.
Thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu
Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu của người nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam người đề nghị cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK
- Xuất trình Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.
- 01 Bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
- 01 Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
- 01 Bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
- 01 phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận đối với trường hợp yêu cầu trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích (tổ chức, cá nhân tự chịu cước phí dịch vụ bưu chính công ích hai chiều).
Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
Thời hạn giải quyết: 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Thời hạn giải quyết trên được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, không kể giấy tờ, tài liệu có một hay nhiều trang.
Địa điểm hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu
- Hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu tại nước ngoài: cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài là các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chứ năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Ví dụ: Đại sứ quán Việt Nam tại Thái Lan, Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc, Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản, Văn phòng Kinh tế – Văn hóa Việt Nam tại Đài Bắc…
- Hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu tại Việt Nam: Cục lãnh sự và Sở Ngoại vụ Tp.Hồ Chí Minh
Mức thu phí hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu [3]
Mức thu phí hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu như sau:
Trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết, tham gia hoặc thỏa thuận có quy định khác hoặc được miễn thu phí hợp pháp hóa lãnh sự đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài trên quan hệ ngoại giao “theo nguyên tắc có đi có lại”.
Phí hợp pháp hóa lãnh sự thu bằng Đồng Việt Nam (VNĐ).
Hướng dẫn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu
Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu theo các bước sau:
|
HƯỚNG DẪN THỦ TỤC HỒ SƠ HỢP PHÁP HÓA/CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ INSTRUCTION FOR LEGALIZATION/CERTIFICATION PROCEDURES |
|
| Vui lòng đọc kỹ thông tin hưỡng dẫn sau đây trước khi bắt đầu đăng ký trực tuyến | |
| 1 | Điền đầy đủ các thông tin vào mẫu tờ khai |
| 2 |
– Sau khi điền đủ và chi tiết các thông tin, bấm nút “Hoàn thành” để hệ thống tự động sinh ra tờ khai điện tử – Tải tờ khai điện tử về máy tính của mình Hệ thống cho phép bạn có thể lấy tờ khai bạn đã đăng ký. Bạn nên ghi lại thông tin “Mã tờ khai” và “Mã xác thực” để sử dụng cho các lần tiếp theo hoặc nhập email để hệ thống tự động gửi thông tin vào hòm mail của bạn |
| 3 |
Kiểm tra lại và tờ khai in trên khổ giấy A4 (để đọc được tờ khai điện tử (dưới dạng file .pdf) vừa tải về, bạn có thể cần phần mềm AcrobatReader hoặc các phần mềm tương đương). |
| 4 |
Ký vào tờ khai điện tử đã in (01 bản) và chuẩn bị hồ sơ theo quy định |
| 5 |
Để hoàn tất thủ tục, đề nghị mang Tờ khai điện tử này cùng các giấy tờ, hồ sơ quy định đến nộp trực tiếp (hoặc qua đường bưu điện) tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh hoặc Cơ quan ngoại vụ địa phương hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài để xin chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự. |
Thực hiện khai tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu tại đây
Mẫu tờ khai chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự
Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Miễn hợp pháp hóa lãnh sự là việc một loại giấy tờ, tài liệu cụ thể được miễn bước xác nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước sử dụng. Giấy tờ nào chỉ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự sẽ vẫn phải chứng nhận lãnh sự theo quy định.
Dưới đây là danh sách 4 loại giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam.
Danh sách các nước và các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.
Trên đây là nội dung về Hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu để sử dụng tại Việt Nam. Để được hổ trợ hoặc có vấn đề cần được giải đáp, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây để nhận được trả lời nhanh nhất.
Miễn trừ:
Bản tin này được chuẩn bị hoặc được sử dụng vì mục đích giới thiệu hoặc cập nhật cho khách hàng những thông tin về những vấn đề và/hoặc sự phát triển các quan điểm pháp lý tại Việt Nam. Các thông tin được trình bày tại bản tin này không tạo thành ý kiến tư vấn thuộc bất kỳ loại nào và có thể được thay đổi mà không cần phải thông báo trước.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY LUẬT TNHH CNC VIỆT NAM
- Địa chỉ: 28 Đại lộ Mai Chí Thọ, Phường An Phú, Tp. Thủ Đức, Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Điện thoại: (+84) 28-6276 9900
- Hot line: (+84) 916 545 618
- Email: contact@cnccounsel.com
Phụ trách:
- Luật sư Lê Thế Hùng | Luật sư Điều hành
- Điện thoại: (+84) 916 545 618
- Email: hung.le@cnccounsel.com
Hoặc
- Trợ lý Luật sư Trần Thị Thanh
- Điện thoại: (+84) 981 317 539
- Email: thanh.tran@cnccounsel.com
Website:
[1] Khoản 1, 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP Quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
[2] Điều 2 Thông tư 01/2012/TT-BNG
[3] Điều 4, 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC
